Lorsque nous pensons aux archives de documents d’une entreprise, nous imaginons tous d’immenses étagères et tiroirs contenant un nombre infini de dossiers. Toutes les entreprises ont besoin d’organiser leur documentation, surtout celle de leur salarié. Et c’est là que le coffre-fort numérique entre en jeu. Dans ce qui suit, nous allons vous détailler les avantages d’un coffre-fort numérique pour votre entreprise et pour vos salariés.
Pourquoi dématérialiser vos documents professionnels ?
Les entreprises génèrent une énorme quantité d’informations qui s’accroît de jour en jour. Si vous vous arrêtez pour réfléchir au temps que vous passez à organiser les archives typiques d’un salarié comme ses bulletins de paies, vous vous rendrez compte du temps que vous y consacrez. A cela s’ajoute le fait que vous devez ajouter le temps que vous passez à rechercher un document en question. Tout cela fait comprendre que la dématérialisation des documents sur https://www.silae.fr/ est une excellente solution. Elle offre des informations de manière organisée et efficace.
Dématérialiser vos processus vous permet de stocker, d’organiser et de gérer le flux de documents de l’entreprise. Les documents sont localisés par l’utilisateur qui recherche l’information de manière simple et facile. Lisez la suite pour en savoir plus !
Autres avantages pratiques de la dématérialisation
Bien évidemment, cela garantit une économie de coûts puisqu’il n’y a plus de papier (impression, photocopie, classement, etc.).
Le dépôt centralisé de tous les documents évite le risque de documents professionnels mal classés. Ce qui évite leur perte car ils sont stockés dans un coffre-fort numérique. Cela libère également de l’espace physique dans les archives. Il ne sera plus nécessaire d’agrandir l’espace disponible
Efficacité et efficience des processus de paie sont garanties puisque la dématérialisation facilite leur recherche et leur accessibilité. Ce qui évite les doublons, les retards, etc. De plus, il n’y aura de temps perdu à chercher des documents.
Par ailleurs, la sécurité est contrôlée par l’attribution de profils aux utilisateurs. Cela évite que des informations vitales et sensibles soient consultées par les mauvaises personnes. Toutefois, différents départements peuvent travailler en même temps à l’élaboration ou à la modification de documents.
Ceux qui sont concernés ont accès à la documentation de n’importe où. Si votre système de gestion de documents est basé dans le cloud, il vous permet de la localiser immédiatement et de la rendre accessible de n’importe où.
Il y a aussi le respect des règles de sécurité, car l’utilisation de ce système implique le respect de diverses règles de sécurité.
Le coffre-fort numérique offre un haut niveau de sécurité
La certitude d’avoir des documents sous contrôle et gérées par une base de données élimine la possibilité de perdre des documents. L’archive numérique, dont plusieurs copies peuvent être conservées même dans des lieux physiques différents, élimine même le risque d’accidents ou de catastrophes (comme les incendies et les tremblements de terre).
Comme il respecte les normes de sécurité (Iso 27 001), de traçabilité (Afnor NF Z42-020) et de protection des données (telles que le précise la CNIL), les risques juridiques liés à la perte de documents sont totalement éliminés.
